Narzędziowe 'must have' w pracy rekrutera freelancera

Udział w Digital Talent Expo, "Skuteczne Technologie w HR" (by Ultrafora), był bardzo ciekawym przeżyciem i miłą odmianą od standardowych webinariów, które zazwyczaj kończą się 'super ofertą, tylko do końca dnia', koniecznie kup dziś!' , co zwyczajnie działa mi na nerwy i zniechęca do mówcy. Na szczęście, takich atrakcji nie było na DTE, a mogły, ponieważ odbyły się 3 prelekcje merytoryczne. Ja również miałam swoje 15 minut (formuła #TEDx), które postanowiłam przeznaczyć na opowiedzenie o narzędziach i systemach usprawniających pracę na rekrutacyjnym freelansie. Zapraszam Cię do zapoznania się z podsumowaniem mojej prelekcji:

FAKT 1: Praca rekrutera na etacie różni się mocno od pracy freelancera.

Nie mam na myśli tylko różnic w poczuci stabilizacji, przynależności do konkretnej firmy czy wysokości wynagrodzenia.

Freelancer, to najczęściej przedsiębiorca, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą. Przez to ponosi większe ryzyka (prawne i finansowe) niż rekruter etatowy, a wszelkie koszty pochodzą z firmowej, lecz własnej kieszeni.

Z drugiej strony, panuje mit, że profesjonalne narzędzia są drogie i (zwłaszcza początkujący) freelancerzy, nawet nie sprawdzają realnych kosztów, które bardzo często są dostosowane do małych organizacji. A nawet jak nie są, to zawsze można ponegocjować ;)

Mam nadzieję, że ten artykuł odczaruje w Twojej głowie temat digitalizacji i narzędzi AI na rekrutacyjnym freelansie.

Poznaj narzędziowe 'must have' w pracy rekrutera freelancera: Zaczynamy!

1. ATS - Applicant Tracking System

System śledzenia aplikacji kandydatów. Zapewnia nie tylko profesjonalizm wobec naszych klientów, ale także pomaga w porządkowaniu i usprawnianiu procesów. Co więcej, dzięki ATS możemy dbać o bezpieczeństwo danych kandydatów, przestrzegając wymogów RODO. Odpowiednio przygotowany formularz aplikacyjny z checkbox'ami na przetwarzanie danych osobowych, umożliwią kontakt z kandydatami, którzy nie mają odpowiedniej klauzuli w CV (więcej o tym przeczytasz na stronie UODO 'ABC rekrutacji'),. Przestrzeganie wymogów RODO jest bardzo ważnym elementem codziennej pracy rekruterów. Freelancerzy, jako przedsiębiorcy, mają jeszcze większe pole odpowiedzialności. Jak podaje portal gdpr.pl : "W przypadku naruszenia podstawowych zasad przetwarzania danych (...) administrator podlega administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu." Na rynku dostępnych jest wiele rodzimych systemów ATS np.: eRecruiter, ELEMENT, elevato.

Był pierwszym komercyjnym narzędziem, który testowałam i tak już ze mną jest od lat :) Zawiera szereg przydatnych funkcjonalności, automatyzację procesów, które zaprojektowane w odpowiedni sposób pomagają budować pozytywne doświadczenia kandydatów. Dla mnie, bardzo ważna jest też kwestia dostępu do wsparcia technicznego, a TRAFFIT ma fenomenalny dział customer support.

Kluczowe funkcje TRAFFIT z perspektywy pracy freelancera:

• synchronizacja kalendarza i poczty,

• zarządzanie zgodami zgodnie z RODO,

• CRM - wszystkie ważne dane, osoby kontaktowe, umowy, ważne ustalenia są w jednym miejscu,

• generator strony kariera - prosty CMS, którym zaprojektujesz profesjonalną stronę kariera- tak, nawet jeśli jesteś freelancerem,

• darmowe konta dla Hiring Managerów - dla WSZYSTKICH osób po stronie klienta, które są zaangażowane w ten konkretny proces,

• Integracja z LinkedIn - i ta funkcjonalność pomogła mi zaoszczędzić jakieś 9500 zł netto przy ostatnim procesie, który prowadziłam. W kolejnym punkcie wyjaśnię o co chodzi.

CENA: 280 zł netto/miesiąc. (dane z 27.10.2023)

ZYSKI:

- wynikające z zabezpieczenia ryzyk i potencjalnych kosztów związanych z naruszeń RODO.

- brak kosztu płatnych ogłoszeń na branżowym portalu pracy (min. 1200 zł netto), - brak koszt publikacji ogłoszenia na LinkedIn (ok. 5800 zł netto)

- brak kosztu skorzystania z płatnej bazy danych typu inhire (2500 zł netto)

- wizerunkowe,

2. LinkedIn Premium

Drugim narzędziem, bez którego nie wyobrażam sobie skutecznej pracy, jest konto premium na LinkedIn, który łączy się tematycznie z ATS'em. Już wyjaśniam jak to działa.

Konto na LI prowadzę od około 10 lat, dzięki temu udało mi się zbudować wystarczająco dużą (~7000 kontaktów), sieć profesjonalistów związanych z moją branżą.

Rozpoczynając pracę na freelansie, otworzyłam profil firmowy powiązany z moim kontem prywatnym. Płacę wyłącznie za konto biznesowe, BEZ modułu rekrutacyjnego. W momencie publikacji ogłoszenia na mojej TRAFFITowej stronie kariera, mam możliwość automatycznej publikacji w LinkedIn Jobs, zupełnie ZA DARMO! Takie ogłoszenie jest aktywne przez 21 dni. Przykład z bieżącej rekrutacji: w 21 dni aplikowało 75 kandydatów (stanowisko Senior SaaS Product Owner, praca zdalna).

Oczywiście, nie wszystkie aplikacje były dopasowane, ale co najmniej 20% osób otrzymało zaproszenie do kolejnego etapu. Oczywistość nr 2: LinkedIn pyta, czy chcę podbić ogłoszenie. Sugerowany przez LI koszt takiego podbicia wynosi ok. 200 zł/dzień. Nie, nie chciałam :)

CENA: 164 zł netto/miesiąc. (dane z 27.10.2023)

ZYSKI:

- dostęp do bazy profesjonalistów,

- w postaci uniknięcia kosztów płatnych ogłoszeń i baz danych (1200 + 2500 + 5800 = 9500 zł netto)

- nowi klienci na konsultacje indywidualne, zyski według cennika usług z mojej strony.

- budowanie wizerunku eksperckiego,

3.CHAT GPT 4

Ogromne ułatwienie codziennej pracy. Wsparcie w tworzeniu treści marketingowych, postów na lI, ale też sprawdzanie literówek już stworzonych tekstach czy tłumaczenia na obce języki. Moim najnowszym zastosowaniem rekrutacyjnym jest wsparcie w pisaniu wartościowych wiadomości feedback'owych, do kandydatów którzy w nikłym procencie pasowali do naszej oferty. Krok 1: w pole zapytania wrzuć treść oferty (zaznaczając co to jest),

Krok 2: następnie umieść zanonimizowany profil kandydata/-tki, Krok 3: dodaj komendę, moja brzmiała "Write a polite feedback message explaining why we are not going to proceed with this candidate within the recruitment process."

Wynikiem była rzeczowa wiadomość mailowa, napisana w przyjaznym wydźwięku z szacunkiem dla doświadczenia kandydata.

Dostępna jest darmowa wersja GPT 3,5, jednak niesie za sobą spore ograniczenia. Dla mnie inwestycja 20 dolców jest warta narzędzia.

CENA: 20 $/ miesiąc , ok 88 zł po przewalutowaniu. (dane z 27.10.2023)

ZYSKI: czas!

4. pakiet G-Suite

G Suite, obecnie znany jako Google Workspace, to zbiór aplikacji i narzędzi stworzonych przez Google do współpracy w chmurze.

Najważniejsze elementy Google Workspace wspierające pracę na rekrutacyjnym freelansie:

1. Współpraca w czasie rzeczywistym: Narzędzia takie jak Dokumenty i Arkusze ułatwiają m.in. negocjacje kontraktu z klientem (wspólnie pracujemy na szerowanym dokumencie).

2. Dostępność z każdego miejsca: Dzięki chmurowej naturze Google Workspace, mam dostęp do swoich danych z dowolnego urządzenia bez względu na to, czy pracuje na komputerze, smartfonie czy tablecie.

3. Bezpieczeństwo: Google inwestuje ogromne środki w zabezpieczenia swojej infrastruktury. Oferuje zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, takie jak weryfikacja dwuetapowa, czy śledzenie aktywności.

4. Korzystanie z własnej domeny w usłudze Gmail, co oznacza, że mogę korzystać z Gmaila, ale z adresam e-mail opartym na mojej firmowej domenie (gawlicka.com) zamiast standardowego @gmail.com. Mogę też tworzyć aliasy, czyli dowolne adresy typu kontact@gawlicka.com.

CENA: 23 zł +VAT/ miesiąc

ZYSKI:

- Profesjonalizm: Posiadanie adresu e-mail w własnej domenie zwiększa wiarygodność i profesjonalizm firmy w oczach klientów i partnerów biznesowych.

- Bezpieczeństwo danych,

5. Domena i strona www*

Przez pierwsze 1,5 roku pracy na freelansie nie miałam własnej strony www. Nie byłam pewna czy jednak nie wrócę 'na etat' i nie chciałam inwestować kilku tysięcy złotych w stronę www (wtedy wydawało mi się, że tyle ona musi kosztować). Natomiast od razu zainwestowałam we własną domenę, kolega hostował na swoim serwerze moją skrzynkę pocztową i pomógł poustawiać wszystko w G-Suit.

Mimo wszystko chciałam mieć coś więcej, poza profilem na LI, a że już korzystałam z TRAFFIT, to postanowiłam dostosować zakładkę kariera, na cele mojej wizytówki biznesowej. Wcześniej wspomniany kolega zrobił mi odpowiednie przekierowanie adresów, dzięki czemu użytkownik wpisujący adres strony w mojej domenie, był przekierowywany na stronę postawioną na TRAFFIT. Byłam pierwszym użytkownikiem w historii systemu, który tak zrobił :D Zorganizowałam nawet webinar, na którym udowodniłam, że można postawić taką stronę w mniej niż 30 minut. Z czasem, zaczęło mi brakować np. formularza kontaktowego czy możliwości rezerwacji spotkań i tak zaprzyjaźniłam się z platformą WIX.

WIX to jedna z najbardziej intuicyjnych platform do tworzenia stron internetowych. Pozwala na łatwe i szybkie tworzenie stron internetowych, bez konieczności znajomości języka HTML czy CSS. Platforma oferuje szeroką gamę szablonów, które można łatwo dostosować do swoich potrzeb, a także umożliwia dodawanie własnych elementów, takich jak galerie zdjęć, formularze kontaktowe, mapy i wiele innych. W podstawowym wariancie WIX, który jest w zupełności wystarczający dla freelancera, nie musisz kupować domeny. Wtedy adres Twojej strony będzie zawierał w sobie 'wixsite.com'. Oczywiście możesz ją wykupić u innego dostawy i ustawić przekierowanie (już wiem jak to się robi :D).

Domenę możesz kupić już za kilkanaście złotych, ważny jest koszt odnowienia domeny, ta cena jest zawsze podana przy pierwszym zakupie. Rozsądny koszt odświeżenia, to moim zdaniem ok. 60 zł/ rok. Hosting domeny, jeśli ustawiasz tylko przekierowanie, to nie będziesz ponosić kosztów hostingu domeny. Wtedy domena jest jedynie 'zaparkowana'.

CENA: WIX 0 zł w opcji basic, domena ~30 zł/rok.

ZYSKI:

- Profesjonalizm: realnie pomaga w rozwoju biznesu oraz wizerunku osobistego.

- Przyciąga nowych klientów, $$.

6. Canva PRO

Canva Pro to rozszerzona, płatna wersja popularnej platformy do projektowania graficznego Canva. Jest bardzo intuicyjnym narzędziem, stale rozwijanym, dlatego dziś wspomnę o nikłym wycinku funkcjonalności przydatnych w pracy freelancera zajmującego się rekrutacją.

1. Dostęp do tysięcy szablonów w każdym możliwym wymiarze, ułatwia tworzenie grafik do ogłoszeń, na stronę www, do postów w Socila Media, ale też prezentacji biznesowych.

2. Biblioteka Zdjęć i Elementów: Canva Pro umożliwia dostęp do obszernej biblioteki zdjęć, filmów, muzyki i innych elementów graficznych bez dodatkowych kosztów, co pozwala na tworzenie atrakcyjnych ogłoszeń i materiałów rekrutacyjnych

3. Zaawansowane Eksportowanie: Możliwość eksportu w różnych formatach i jakościach, w tym z tłem przezroczystym, co jest przydatne dla różnych mediów i platform.

4. Zespół i Współpraca: Funkcje współpracy w Canva Pro pozwalają na dzielenie się projektami z innymi członkami zespołu lub klientami i gromadzenie opinii w czasie rzeczywistym.

CENA: 44,99 zł netto/ miesiąc, jest wersja darmowa.

ZYSKI:

- czas i profesjonalizm - szybko stworzysz profesjonalne grafiki czy nawet materiały filmowe :)

PODSUMOWANIE

ATS 280 + LI 164 + GPT 88 + G-Suite 23 + domena (30/12) 2,5 + canva 44,99 = 602,49 zł netto/ miesiąc Czy to dużo? To zależy od Twojego modelu biznesowego, na jakich stawkach pracujesz, ale jeśli jesteś profesjonalnym doradcą rekrutacyjnym i odpowiednio cenisz swoją pracę, to jest to koszt wart poniesienia.

Natomiast, jeśli dla kogoś ta kwota jest zaporowa, zwłaszcza na początku prowadzenia swojej firmy, to można spróbować podziałać na darmowej wersji GPT, Canvy, pominąć G-suite. Totalnym MUST HAVE jest ATS i LinkedIn Premium, zwłaszcza jeśli działasz w branży IT.

Jestem ciekawa z jakich narzędzi Ty korzystasz. ____ Artykuł nie był sponsorowany - piszę o narzędziach, z których realnie korzystam i za które dostaję FV do opłacenia.